Las empresas están configurados para mantener copias de la correspondencia y memorandos. Lejano a menudo, sin embargo, no extender esta práctica a la correspondencia de correo electrónico. Correspondencia por correo electrónico no es diferente a sus papeles normales. Usted debe guardar copias de todo ello para proteger su negocio en cualquier pleito.
Actualmente, sólo los bancos y corredores de bolsa están obligadas a retener el correo electrónico y mensajería instantánea documentos durante tres años en virtud de Valores de los EE.UU. y las normas de la Comisión de Bolsa. A partir de julio de 2006, todas las empresas públicas también tendrán que hacerlo en virtud de la Ley Sarbanes-Oxley.
A pesar de estas leyes, la costumbre y la práctica debe ser mantener copias de toda la correspondencia de correo electrónico. El correo electrónico es considerada como evidencia y los tribunales están golpeando las empresas que no mantienen registros de correo electrónico. Los jueces suelen dictaminar que la falta de mantenimiento y producción de registros de correo electrónico significa que el negocio en cuestión está ocultando evidencia clave.
En la reciente Perelman v. Morgan Stanley litigio, el fallo de un juez en el hecho de que Morgan Stanley para producir correo electrónico fue factor clave en la emisión de un veredicto de $ 1,450,000,000. Con base en la falta de presentación de registros de correo electrónico, la jueza Elizabeth Maass emitió un fallo provisional que efectivamente se encuentran Morgan Stanley conspiraron para defraudar a Perelman en un acuerdo de 1998. Morgan Stanley no es el demandado único negocio que tiene este problema.
En el verano de 2004, el banco UBS fue encontrado por un juez para que "voluntariamente destruida" pruebas de correo electrónico en un caso de discriminación. UBS fue condenado a pagar los costos y un jurado emitió un veredicto de $ 29 millones.
Normas sobre el Email
Para proteger su negocio, usted debe tener un procedimiento que permita mantener comunicaciones por correo electrónico generado a través de la empresa. El no mantener estos registros puede conducir a sentencias en los litigios que su negocio deliberadamente destruido pruebas. Si esto ocurre, el juez puede dictar sanciones monetarias importantes, automáticamente encontrará usted responsable o tomar otras medidas duras que aseguren una victoria para el demandante. Como si estos avances no son lo suficientemente malo, existe un segundo riesgo asociados con las comunicaciones de correo electrónico.
El mantenimiento de comunicaciones por correo electrónico, sin embargo, puede tener un lado negativo. El problema surge, por supuesto, cuando una comunicación contiene declaraciones que son perjudiciales para su negocio. Sí, la proverbial captura-22 situación.
Para evitar esos desastres, su empresa debe desarrollar una política clara sobre comunicaciones por correo electrónico y capacitar a todos los empleados cumplan con dicha política. Los empleados deben entender el ambiente de negocios no es una en la que los chistes, los comentarios impertinentes y así debe hacerse en las comunicaciones de correo electrónico.
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